Kirjanpitopalvelu

Yrityksen talous on asia, joka heijastuu vahvasti pidemmän tähtäimen päätöksentekoon, mutta näkyy merkittävänä tekijänä myös konkreettisesti arjessa. Talous voi aiheuttaa unettomia öitä tai antaa mielenrauhaa siitä, että tiukemmankin paikan tullen pärjätään. Hyvä kirjanpitäjä on yrityksen talouden tärkeä kumppani. Tässä blogissa pääset kurkistamaan, kuinka kirjanpitäjän rooli korostuu yrittäjien erilaisissa tilanteessa.

Yrityksen kirjanpito on tukeva pohja toiminnalle ja avain kasvulle

Minna ei paljoa pohtinut kassavirtalaskelmia eikä budjetteja, kannattavuuslaskemaankin hän oli vain heittänyt tuurilla jotain, jotta starttirahahakemus saataisiin eteenpäin. Ei kai sillä niin väliä, oliko laskelmassa tuloja 50 vai 5000 euroa – laskelmathan ovat vain paperia, eivätkä liity millään lailla arkeen.

Eräänä aamuna Minna kuitenkin havahtui siihen, että laskuja oli kertynyt työpöydän reunalle vino pino, eikä hän oikeastaan edes koskaan ollut miettinyt, mistä kaikesta maksoi. Nyt firman pankkitili alkoi kuitenkin hälyttävästi lähestyä nollaa, eikä laskujen maksu sujunutkaan enää tuosta vain. Minna ei kuitenkaan äkkiseltään tiennyt, mistä kaikesta voisi karsia, sillä hän ei ollut aivan perillä siitä, mihin kaikkeen firman rahat kuluivat.

Minnaa hävetti tarttua puhelimeen ja pyytää erääntyneille laskuille lisää maksuaikaa. Kassa oli tyhjä, eikä firmalla ollut lantin lanttia. Minna kirosi, kun ei ollut kuunnellut tarkemmin yritysneuvojan puheita puskurirahastosta, joka olisi pitänyt olla juuri näitä tilanteita varten. Ja entäs ne pitkän tähtäimen suunnitelmat sitten – eihän Minnalla ollut hajua edes firman huomisesta taloustilanteesta!

POHDI NÄITÄ:

  • Ovatko yrityksesi talouden suunnitelmat ajan tasalla: kannattavuuslaskelma, budjetti ja kassavirtalaskelma? Ovatko tekemäsi suunnitelmat realistiset?
  • Mistä yritykseesi tulee rahaa ja mihin sitä kuluu?
  • Onko sinulla puskurirahasto pahan päivän varalle? Oletko luonut suunnitelman sen kasvattamista varten?
  • Onko sinulla pitkän tähtäimen tavoitteet yrityksesi talouden kehittämiselle?

Hyödynnä taloussuunnittelun tuomat mahdollisuudet

Edellisessä osiossa tutustuimme Minnaan, joka taisteli talouden perusasioiden kanssa. Minna päätti istua kirjanpitäjänsä kanssa alas sekä tehdä selkeän suunnitelman yrityksensä talousasioille. Vaikka perusasiat olivat vielä levällään, pystyi Minna jo hieman huokaisemaan helpotuksesta, kun tiesi, että tilanteeseen tulee muutos. Kurkataan seuraavaksi Anun yrityksen tilanteeseen.

Anun herätyskello soi yleensä jo 4.45, jotta hän ehti vastata sähköposteihin, hoitaa tarviketilaukset ja kirjanpitoasiat sekä päivittää ajanvarauskalenterin kuntoon ennen ensimmäistä asiakasta. Yleensä päivät tahtoivat venyä iltamyöhään, sillä asiakkaiden jälkeen täytyi vielä siivota toimitilat ja hoitaa muut juoksevat asiat, joita päivän aikana ei ehtinyt. Välillä Anu kirosi sitä, että joutui puurtamaan yksin – olisi ollut kevyempi jakaa työmäärä jonkun toisen kanssa.

Anu oli toiminut jo vuosia toiminimellä ja tottunut sen käytäntöihin. Hän oli kuitenkin viime aikoina huomannut, että veroihin meni entistä enemmän rahaa ja tietyt investoinnit olisi ollut kannattavampi tehdä osakeyhtiön kautta. Anulle yhtiömuodon muutos tuntui kuitenkin isolta askeleelta, eikä hän kokenut omaavansa riittävästi tietoa sen toteuttamiseen.

Anu huomasi, että yrityksen tili alkoi hänen omien ja yrityksen kulujen jälkeen jäädä selkeästi plussan puolelle. Anu koki olevansa hieman hukassa, sillä halusi laittaa rahat hyödylliseen käyttöön, jossa ne voisivat kasvaa, muttei oikein tiennyt, mistä lähtisi liikkeelle asian selvittämisessä.

POHDI NÄITÄ:

  • Onko sinulla varaa palkata apua helpottamaan omaa työtaakkaa?
  • Onko yrityksesi verosuunnittelu päivitetty tähän päivään ja verojen maksuun varauduttu asianmukaisesti?
  • Mikä yhtiömuoto olisi taloudellisesti kannattavin vaihtoehto?
  • Mihin kertyneitä varoja kannattaa sijoittaa?

Taloussuunnittelu tuntui Anusta liian abstraktilta, eikä hän päässyt sen kanssa yksin eteenpäin. Niinpä Anu pyysi tapaamista kirjanpitäjänsä kanssa, jotta saisi suunnitteluun lisää konkretiaa. Kirjanpitäjä auttoi laskemaan Anulle eri vaihtoehtoja, joiden pohjalta oli helpompi tehdä päätöksiä liittyen yrityksen tulevaisuuden suuntaan. Anu päätti vaihtaa yhtiömuotoa sekä palkata ensimmäisen työntekijänsä.

Joskus elämä yllättää – kuinka yrityksen talous kestää?

Yrittäjän tulisi aina muistaa, että hyvistäkin suunnitelmista huolimatta elämä saattaa yllättää. Kuinka yrityksen talous kestää muuttuvat elämäntilanteet? Kirjanpitäjän kanssa on hyvä tehdä suunnitelma, kuinka yrityksen talous saadaan ajoissa kestävälle pohjalle, jolloin yllättävien tilanteiden yli päästään ilman taloudellista kriisiä.

Petra ja Petteri istuivat sohvalla jännittyneissä tunnelmissa. Pieneen valkoiseen tikkuun oli juuri piirtynyt kaksi viivaa. Tätä oli odotettu, mutta samalla molempien sisällä myllersi epävarmuus siitä, kuinka yhteisen kahvilayrityksen pyörittäminen onnistuisi, kun kotona olisi pieni vauva. Petraa huoletti myös se, saisivatko he säästettyä riittävästi rahaa, jotta normaalipituisen äitiysloman pitäminen ylipäätään onnistuisi. Hän oli maksanut aina minimimäärää YEL-maksuja, eikä puskurirahastoa ollut.

Petteri oli läpi odotusajan luottavaisin mielin, sillä he olivat aiemminkin selvinneet tiukoista paikoista yrityksen suhteen. Eräänä iltana Petteri kuitenkin loukkasi kätensä pahasti tehdessään kahvilan keittiöön perusteellisempaa siivousta. Lääkärin tuomio oli leikkaus ja vähintään muutama kuukausi sairaslomaa. Petra oli viimeisillään raskaana, eikä lisätyöntekijöiden palkkaamiseen oltu varauduttu taloudellisesti.

POHDI NÄITÄ:

  • Paljonko sinun tulee tehdä ylimääräistä työtä ennen äitiyslomaa, jotta yritys kantaa sen yli?
  • Oletko tehnyt suunnitelman eläkevarojen kartuttamista varten: YEL vai jokin muu vaihtoehto?
  • Kuinka yrityksellesi käy, jos sairastut yllättäen tai kohtaat elämässäsi työkykyä merkittävästi alentavan kriisitilanteen?
  • Oletko huomioinut taloussuunnittelussa lomarahat sekä työntekijöiden mahdolliset muut ylimääräisiin korvauksiin oikeuttavat vapaat?

Mitä tehdä silloin, kun raha on tiukassa?

Kukaan yrittäjä ei tahdo joutua tilanteeseen, jossa raha on turhan tiukassa, eikä ulospääsyä näy. Oikeanlaisella taloussuunnittelulla tämä riski on kuitenkin mahdollista minimoida.

Jukka oli tiennyt jo nuoresta lähtien, ettei hänestä tulisi toimistotyöläistä. Hän rakasti käsillä tekemistä ja viihtyi paljon verstaalla. Yrittäjäksi Jukka oli ajautunut hieman sattumalta, eikä hän ollut ottanut oman alansa hinnoittelusta selvää. Jukka oli vaatimaton mies, ja välillä hän vähätteli omaa osaamistaan turhan paljon. Etenkin tuttaville Jukka teki paljon töitä kaverihintaan. Jukka teki välillä ympäripyöreitä päiviä, mutta sitä ei olisi tilipussin perusteella uskonut.

Jukka oli tottunut siihen, että asiakkaat maksoivat laskunsa ajallaan, eikä ollut koskaan uhrannut yrityksen talouden suunnittelulle ajatustakaan. Nyt Jukka oli toiminut hetken aikaa isomman luokan asiakkaan kanssa, minkä seurauksena luvassa oli isompi potti rahaa. Pienemmät projektit olivat saaneet jäädä hetkeksi tauolle, eikä muita tulonlähteitä juuri ollut. Jukka oli aina elänyt kädestä suuhun, sillä luotti asiakkaiden maksuaikoihin. Nyt tili ammotti kuitenkin tyhjyyttään jo toista viikkoa eräpäivän jälkeen, minkä vuoksi myös Jukan jääkaapissa näkyi vain valo.

POHDI NÄITÄ:

  • Onko kassassa riittävästi rahaa koko ajan, vaikka asiakkaat eivät maksaisi laskujaan ajallaan?
  • Onko oma palkka ensimmäinen säästökohde, kun firmalla tekee tiukkaa?
  • Hinnoitteletko työsi oikein vai jaatko osaamistasi puoli-ilmaiseksi?
  • Mitkä yrityksen kulut ovat pakollisia ja mistä voisit mahdollisesti joustaa?

Jukka ei tiennyt mitä tehdä, joten hän otti kirjanpitäjään yhteyttä. Yhdessä he laskivat Jukan työlle kannattavat hinnat sekä sopivat, että jatkossa isoilta asiakkailta veloitetaan osa työn hinnasta jo ennen urakan aloitusta. Jukka huokaisi helpotuksesta, sillä nyt tiukassa tilanteessa näkyi valoa tunnelin päässä.

Pidä myynnin lisäksi katse yrityksen kuluissa

Ei ne suuret tulot, vaan ne pienet menot – vanha sanonta pätee hyvin yrityksen taloudenpidossa. Suurta liikevaihtoa tekevä yritys ei välttämättä ole kovin kannattava, jos kuluja kertyy liikaa. Siksi yrityksen kulurakennetta on tärkeää seurata säännöllisesti sekä tarkkailla samalla yrityksen kannattavuutta.

Ilkka rakasti erilaisia ohjelmistoja, ammattilehtiä, toimistotarvikkeita ja muita asioita, jotka eivät oikeastaan olleet yritykselle erityisen kalliita hankintoja. Hänestä oli kiva tilata ja ostaa, tuntui kuin toimistolle olisi heti tullut parempi pöhinä.

Ilkka oli aina ollut hyvin suurpiirteinen yrityksensä kulujen suhteen. Hän tiesi suunnilleen summat, jotka yrityksen tililtä lähtivät kuukausittain, muttei ollut koskaan pysähtynyt miettimään, mihin rahat ihan oikeasti menivät. Osa ostoista oli kertaluontoisia ja osasta muodostui kuukausittainen kiinteä kulu. Pienistä puroista alkoi kuitenkin kasvaa huomaamatta iso virta pois yrityksen tililtä.

POHDI NÄITÄ:

  • Omistaako yrityksesi paljon omaisuutta, kuten kiinteistöjä, ajoneuvoja tai varastoja? Kuinka näiden poistot ja vähennykset on huomioitu taloussuunnitelmissa?
  • Mitä kuluja voit kilpailuttaa? Mitä karsitaan ja mihin kannattaa panostaa lisää?
  • Mikä on investointi ja mikä pelkkä kulu?
  • Oletko huomioinut taloussuunnitelmissa kulujen todelliset maksupäivät?

Kirjanpitäjän kehotuksesta Jukka istui alas ja hieman jopa järkyttyi, kuinka paljon kuukausittaista rahansäästöä saatiin aikaan, kun tehostettiin firman kulurakennetta, poistettiin turhia kuluja ja kilpailutettiin jäljelle jääneet kulut mahdollisimman kustannustehokkaisiin ratkaisuihin.

Kuten huomaat, kirjanpitäjä on yrittäjän tuki ja neuvonantaja monenlaisissa tilanteissa. Pitkä ja luotettava suhde kirjanpitäjän kanssa luo hyvän pohjan yrittämiselle sekä yrityksen menestykselle!

Liittyvät kirjoitukset

Klikkaa tästä

Saat ajankohtaisen, lyhyen tietoiskun tärkeistä taloushallinnon asioista.