Onnistuneen palkkapäivän takana on oikein ja ajallaan tehty palkanlaskenta. Palkanmaksu ei ole vain rahan siirtämistä työntekijän tilille, vaan siihen liittyy mm. erilaisia palkkalajeja, palkkalisien laskemista, verotuksellisia velvoitteita sekä palkkalaskelman toimittaminen työntekijälle.
Tämän artikkelin asiasisältöä ei päivitetä säännöllisesti, eikä kirjoittaja vastaa mahdollisista laki- ja/tai asetusmuutoksista. Tarkista uusimmat tiedot suoraan viranomaisilta.
Työnteon vastike maksetaan yleensä rahapalkkana. Vastike voi muodostua myös rahapalkan ja tavaran tai luontoisedun yhdistelmästä. Useiden alojen työehtosopimukset ja myös yleissitova työehtosopimus asettavat määräyksiä palkanmaksuun liittyen. Kirjanpitäjä osaa tarkistaa omaa yritystäsi ja alaasi koskevat ehdot, jotta palkka maksetaan oikein ja ajallaan.
Palkanmaksukaudella tarkoitetaan sitä ajanjaksoa, jolta palkka maksetaan. Useimmiten tämä ajanjakso on kaksi viikkoa tai kuukausi. Palkka maksetaan kunkin palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, ellei työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa ole kirjattu toisin. Jos palkanmaksukausi on esimerkiksi kalenterikuukausi, maksetaan palkka kuukauden viimeisenä päivänä. Kuukausipalkkalaisilla palkka maksetaan yleensä kerran kuukaudessa, mutta mikäli työtä tehdään tunti- tai päiväpalkalla, maksetaan palkka vähintään kahden viikon välein.
Lopullinen työntekijän tilille maksettava palkka lasketaan niin, että työsopimukseen kirjattuun bruttopalkkaan lisätään mahdollinen loma-ajan palkka ja lomakorvaus, työehtosopimuksen vaatimat palkanlisät sekä verotettavat luontoisedut. Tämän jälkeen summasta vähennetään työntekijän toimittaman verokortin mukainen ennakonpidätys sekä työntekijän osuus työeläkemaksusta sekä työttömyysvakuutusmaksu.
Vähennyksien jälkeen lisätään summaan verovapaat korvaukset, kuten kilometrikorvaukset tai päivärahat. Lopputuloksena on työntekijän tilille maksettava nettopalkka. Nykyajan palkanlaskentaohjelmat hoitavat laskutoimitukset ketterästi parilla klikkauksella, mutta palkanmaksun prosessi on syytä opetella tarkkaan ja tarkistaa, jotta vältytään virheiltä.
Palkasta on maksettava monenlaisia kuluja, kuten veroja ja vakuutusmaksuja. Työnantaja pidättää palkasta esimerkiksi työntekijän verokortin mukaisen ennakonpidätyksen. Palkasta tehdyt ennakonpidätykset maksetaan Verohallinnolle aina palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivä. Jokaisen työntekijän ennakonpidätystä ei makseta erillisenä suorituksena Verohallinnolle, vaan maksu tehdään kertasuorituksena. Samassa summassa on siis kaikkien kyseisen palkkakauden palkkojen ennakonpidätykset.
Työnantaja maksaa valitsemaansa työeläkeyhtiöön tekijän eläkemaksun eli TYEL-maksun tulorekisteriin ilmoitetun palkan mukaan. Osa TYEL-maksusta kuuluu työntekijän maksettavaksi, minkä vuoksi työnantaja pidättää työntekijän osuuden eläkemaksusta suoraan palkasta. Työntekijän eläkevakuutusmaksun lisäksi palkasta pidätetään työttömyysvakuutusmaksu, jolla rahoitetaan työttömyysturvaa, aikuiskoulutustukea ja eläke-etuuksia. Työnantaja saa työttömyysvakuutusmaksuista Työllisyysrahastolta neljännesvuosittain laskun tulorekisteriin ilmoitettujen palkkojen mukaan.
Työnantajat rahoittavat sairausvakuutusmaksulla (sava) sairaanhoitomaksua, jolla rahoitetaan mm. Kelan maksamia lääkekustannuksia ja lääkärinpalkkioita sekä päivärahamaksua, jolla katetaan sairaus- ja vanhempainpäivärahat.
Mikäli ulosottoviranomainen on asettanut työntekijälle maksukiellon, tulee työnantajan tilittää vaadittu summa työntekijän palkasta ulosottoviranomaisille. Viranomainen toimittaa maksuvelvoitteesta tiedon suoraan työnantajalle, sillä työntekijän ei ole pakko tuoda asiaa itse ilmi.
Palkka maksetaan työntekijän ilmoittamalle pankkitilille niin, että pankkiviiveestä huolimatta raha on työntekijän tilillä palkanmaksupäivänä. Jos virallinen palkkapäivä osuu sunnuntaille, juhlapyhälle tai muulle pankin pyhäpäivälle, laitetaan työntekijän palkka erääntyväksi edeltävänä arkipäivänä.
Työnantajan tulee aina ilmoittaa palkanmaksusta tulorekisteriin viiden päivän sisällä maksun suorittamisesta. Lisäksi työnantajarekisteriin rekisteröityneen yrityksen tulee tehdä kuukausittain erillinen ilmoitus tulorekisteriin. Lue lisää tulorekisteristä: https://www.vero.fi/tulorekisteri/
Palkanmaksuun sisältyy velvoitteita myös työntekijän osalta. Työntekijän on toimitettava palkanmaksusta vastaavalle henkilölle verokortti, jonka voi nykyään toimittaa perinteisen paperiversion lisäksi myös sähköisenä. Lisäksi työntekijä on velvollinen toimittamaan palkanmaksuun henkilö- ja yhteystietonsa sekä tilinumeronsa IBAN-muodossa. Mikäli työntekijä laiminlyö velvoitteensa, voi palkanmaksu viivästyä tai palkasta voidaan pidättää 60 % veroa.
Palkkaa ei voida lähtökohtaisesti maksaa käteisellä, vaan se on maksettava työntekijän osoittamalle pankkitilille. Mikäli pakottava tarve vaatii maksamaan palkan käteisellä, tulee työnantajan saada työntekijältä allekirjoitus kuittiin, josta voidaan todentaa, että kyseessä on ollut nimenomaan palkan maksu.
Joka kerta, kun työntekijälle maksetaan palkkaa, on työnantaja velvollinen toimittamaan hänelle palkkalaskelman joko paperisena tai sähköisesti. Palkkalaskelma ei ole vain palkanmaksun tiedote, vaan työntekijä voi tarvita sitä monessa yhteydessä, kuten erilaisten etuuksien tai pankkilainan hakemisessa. Siksi palkkalaskelmasta on käytävä ilmi selkeästi mm. seuraavat tiedot:
Palkkalaskelmaan tulee merkitä myös tieto siitä, mikäli työntekijälle on maksettu lomarahoja tai lomakorvauksia palkanmaksun yhteydessä. Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään työaikalain 40 ja 41 § mukaisen säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Työnantaja voidaan tuomita työaikakirjanpidon laiminlyönnistä rikoslaissa säädettyyn rangaistukseen työaikalain 32 § 1 – ja momentin mukaisesti.
Työnantajalla on kirjanpitovelvollisuus työntekijöille suoritetuista korvauksista ja työaikatunneista. Yritys on velvollinen säilyttämään palkkalaskelmat 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä, ja ne toimitettava työntekijälle tämän niitä pyytäessä.
Työntekijöille maksetaan aina palkkaa, ja yrittäjä maksaa suurimmassa osassa yhtiömuotoja myös itselleen virallista palkkaa. Lähtökohtaisesti yrityksen tililtä ei siis saa mennä ottamaan rahaa omaan käyttöön ilman palkanmaksun prosessia. Toiminimiyrittäjät ovat kuitenkin eri tilanteessa palkanmaksun suhteen, sillä he eivät maksa itselleen virallista palkkaa, vaan tekevät yrityksen tililtä yksityisnostoja.
Yksityisnosto tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että otat yrityksen tililtä rahaa omaan käyttöösi sen verran kuin haluat. Toiminimiyrittäjä voi toimia näin, sillä toiminimellä yrityksen varat ovat samalla yrittäjän henkilökohtaisia varoja. Toiminimelläkin on kuitenkin tärkeää laskea, että tilille jää yksityisnoston jälkeen riittävästi rahaa yrityksen kulujen maksamiseen. Yksityisnostot eivät ole myöskään yrityksen kulu eli ne eivät vähennä yrityksen tulosta.
Toiminimessä verotetaan yrittäjää ja pääsääntöisesti verotus tapahtuu ansiotulojen mukaan, koska nettovarallisuutta ei välttämättä ole. Ennakkoverojen riittävyys on hyvä tarkistaa vuoden mittaan, jolloin vältytään lisäveroilta eli mätkyiltä.
